Paragraaf Bedrijfsvoering

Een solide bedrijfsvoering vormt de basis voor het leveren van hoogwaardige dienstverlening aan inwoners, instellingen en bedrijven. Dit sluit naadloos aan bij onze strategische doelstelling: 'Koersvast en ontwikkelingsgericht toewerken naar 2030'. Professionaliteit, efficiëntie, effectiviteit en voortdurende ontwikkeling blijven de kern van onze aanpak.

In deze paragraaf worden de resultaten van 2024 op het gebied van bedrijfsvoering toegelicht. We geven een overzicht van de belangrijkste behaalde resultaten, schetsen de impact van onze inspanningen en presenteren relevante kerncijfers.

In 2024 heeft de gemeente Sliedrecht verder gebouwd aan een efficiënte en toekomstbestendige organisatie. De samenwerking binnen de Drechtsteden is doorontwikkeld, met aandacht voor een duidelijke rolverdeling, transparante financiering en flexibele dienstverlening.

Binnen HR stonden ‘De basis op orde’ en ‘De lerende organisatie’ centraal. Dit resulteerde in een verbeterd onboardingprogramma, de vervanging van interim-managers door vaste krachten en een aanpak van werkdruk via een HR-dashboard en sociaal medisch overleg. Tegelijkertijd is geïnvesteerd in ontwikkeling en preventief gezondheidsbeleid.

Op het gebied van digitalisering en informatieveiligheid zijn stappen gezet in ICT-beleid, privacybewustzijn en gegevensbescherming. De implementatie van wetgeving zoals de Wet open overheid en Wet digitale overheid blijft een belangrijk aandachtspunt.

In het financieel beheer bood Pepperflow meer grip op de P&C-cyclus en droeg bij aan efficiëntere rapportages. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vroeg om verdere aanscherping van interne controlemechanismen.

Met deze ontwikkelingen blijft de gemeente zich richten op een wendbare, innovatieve en efficiënte bedrijfsvoering.

In 2024 is verder gewerkt aan de samenwerking met de servicegemeente Dordrecht. De ambitie blijft om een effectieve en efficiënte dienstverlening te realiseren, maar dit vraagt om een verdere uitwerking van de rolverdeling en de manier waarop taken en verantwoordelijkheden worden ingevuld.

Op dit moment wordt binnen de Drechtsteden gewerkt aan een heldere concretisering van het partnerschap, waarbij operational excellence en een transparant financierings- en dienstverleningsmodel centraal staan. De afspraken rondom kostenverdeling en samenwerking met de gemeenschappelijke regelingen (GR’en) zijn in ontwikkeling, met als doel een eerlijke en efficiënte financiering van de dienstverlening.

Daarnaast wordt onderzocht hoe de doorontwikkeling en innovatie binnen de dienstverlening het beste kunnen worden ingericht. Er wordt gekeken naar een jaaragenda voor innovaties en naar de manier waarop verbeteringen structureel kunnen worden geborgd. Ook wordt geëvalueerd hoe de afname van diensten flexibeler kan worden ingericht, zodat maatwerk beter aansluit op de behoeften van de organisatie.

In samenwerking met het MT en op basis van een grondige analyse van de organisatiebehoeften, zijn in 2024 de twee strategische pijlers voor HR gedefinieerd. Uit de gesprekken en data-analyse kwam naar voren dat zowel een stabiele basis essentieel is voor continuïteit en kwaliteit (‘De basis op orde’), als een werkomgeving waarin medewerkers en teams zich continu ontwikkelen en aanpassen aan nieuwe uitdagingen (‘De lerende organisatie’). Deze pijlers sluiten nauw aan bij de koers en ambitie van de organisatie richting 2030."

De basis op orde
In het kader van "De basis op orde" zijn diverse initiatieven succesvol geïmplementeerd:
•    Het onboardingprogramma is uitgerold, waardoor nieuwe medewerkers sneller en effectiever geïntegreerd worden in de organisatie.
•    Interim-managers zijn vervangen door managers in loondienst, waarmee meer stabiliteit is gecreëerd.
•    Het thema werkdruk blijft een belangrijk aandachtspunt. Dit is gemeten in het tussentijdse medewerkersonderzoek (MTO) in juni 2024. Op basis van de uitkomsten zijn gesprekken gevoerd met teams om hun specifieke behoeften in kaart te brengen.
•    Er is een lokaal werkdrukplan opgesteld en voorgelegd aan de ondernemingsraad (OR). Hierin zijn concrete maatregelen opgenomen om werkdruk te monitoren en aan te pakken.

HR Dashboard en Sociaal Medisch Overleg
Onderdeel van het werkdrukplan is de introductie van een HR-dashboard, waarin per kwartaal belangrijke parameters worden gemonitord. Dit biedt inzicht in aspecten zoals verzuimcijfers, personeelsbezetting, en het evenwicht tussen vast en flexibel personeel. Dit dashboard ondersteunt zowel de pijler "De basis op orde" als "De lerende organisatie".
Daarnaast is in 2024 een sociaal medisch overleg  geïntroduceerd. Dit multidisciplinaire overleg, met deelname van lijnmanagement, HR en de arbodienst, richt zich op het monitoren van verzuimcijfers, het uitwisselen van kennis, en vooral op preventie. Deze integrale aanpak draagt bij aan een gezonde en duurzame werkomgeving.

De lerende organisatie
De organisatie heeft in 2024 verder geïnvesteerd in de ontwikkeling van medewerkers als onderdeel van de pijler “De lerende organisatie”:
•    Het opleidingsbudget is doelgericht ingezet om leer- en ontwikkeltrajecten te stimuleren, waarbij gebruik is gemaakt van DISCOVERY-profielen om gedragsstijlen en samenwerking te verbeteren.

Het aantal fte hebben we opgenomen in de volgende tabel: 

De verzuimcijfers zijn opgenomen in onderstaande grafiek:

In 2024 zien we helaas dat het verzuimpercentage is gestegen ten opzichte van 2023. Dit is zorgelijk en vraagt om directe actie en een brede aanpak, gericht op zowel het verminderen van huidig verzuim als het voorkomen van toekomstig verzuim. De komende tijd richten we ons op het aanpakken van oorzaken, het ondersteunen van medewerkers en het versterken van preventieve maatregelen.

Zo hebben we afspraken gemaakt over de invoering van een preventief spreekuur, waarmee we medewerkers de kans bieden om vroegtijdig gezondheidsproblemen te bespreken. Daarnaast zijn we in gesprek met teams om te achterhalen wat zij nodig hebben om gezond en met plezier te blijven werken.

Daarnaast betrekken we de huidige kennis en ervaring van de nieuwe managers bij het bepalen van hun ontwikkelbehoeften. Op basis daarvan passen we de inhoud van kennis- en themasessies aan, zodat zij beter toegerust zijn om effectief om te gaan met verzuim en het bevorderen van werkplezier binnen hun teams.

Invulling juridische functie
In 2024 is de invulling van juridische (control) werkzaamheden geëvalueerd en zijn we tot de conclusie gekomen dat een andere invulling gewenst is. De functie zal steviger verankerd moeten worden binnen de organisatie. Er is veel juridische kennis in huis, die niet altijd optimaal gebruikt wordt. 

Privacy
Om te voldoen aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is binnen de gemeenten van de Drechtsteden het schrijven van een vernieuwd Privacybeleid afgerond. Iedere gemeente heeft hier op haar eigen manier kleur aangegeven. Voor de gemeente Sliedrecht zijn vertrouwen en verbinding belangrijke kernwoorden: het waarborgen van de privacy van haar inwoners, ondernemers, medewerkers en (keten) partners staat hierbij centraal.

Daarnaast is er aandacht aan bewustwording besteed middels interne berichtgeving en trainingen. Dit met als doel verantwoord en bewust gedrag te creëren onder medewerkers ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens van inwoners, ondernemers, medewerkers en (keten) partners.

Bezwaarschriften
In 2024 zijn er 33 bezwaarschriften behandeld door het JKC. 26 keer heeft een informeel gesprek plaatsgevonden tussen gemeente, bezwaarmakers en soms vergunninghouders. In alle 26 zaken heeft de bezwaarmaker na het gesprek zijn bezwaar ingetrokken. Dit jaar hebben er voor 7 zaken hoorzittingen plaatsgevonden, welke zijn afgedaan met een hoorzitting bij de regionale bezwarencommissie. In totaal zijn er 7 beslissingen op bezwaar genomen. In 6 zaken is het bezwaar ongegrond verklaard en bleef het bestreden besluit in stand. In 1 zaak is het bezwaarschrift niet-ontvankelijk verklaard. Tot slot heeft in 3 zaken nog geen behandeling plaatsgevonden in 2024.

Ten opzichte van 2023 zijn er meer bezwaarschriften ingediend (4), maar hebben er relatief minder hoorzittingen plaatsgevonden, omdat veelal zaken konden worden afgedaan met een informeel gesprek. Op alle andere punten is 2024 vergelijkbaar met het voorgaande jaar.

In 2024 is verder gewerkt aan de versterking van informatiemanagement en -beveiliging binnen de organisatie. Er is ingezet op strategische ontwikkelingen zoals het ICT-middelenbeleid en de Regionale Data Strategie, met als doel een toekomstbestendige en veilige digitale werkomgeving te creëren.

Daarnaast heeft de transitie binnen ICT Beweegt veel aandacht gevraagd. Dit omvatte onder andere datamigratie en aanpassingen aan de ICT-infrastructuur. De samenwerking met interne en externe partners was hierbij essentieel om een stabiele en efficiënte IT-omgeving te waarborgen. Dit project is goed verlopen en heeft een goede uitkomst opgeleverd.

ENSIA
Het college van burgemeester en wethouders legt sinds 2017 verantwoording af over de status van informatieveiligheid aan de gemeenteraad en de landelijke toezichthouders volgens de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) waarin landelijke en Europese wet- en regelgeving en landelijke normenkaders zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn opgenomen. Ook over 2024 heeft deze verantwoording plaatsgevonden. Gebleken is dat de organisatie op veel onderdelen goed maar ook op onderdelen minder goed scoort. Over het algemeen kan worden gezegd dat net als in 2023 het nog ontbreekt aan een goed geborgd (regionaal) ENSIA proces, mede door de afhankelijkheid van onze leveranciers en samenwerkingspartners. Er kan gesteld worden dat het gewenste beveiligingsniveau nog niet behaald is. Dit heeft mede te maken met zaken die op regionaal niveau nog niet op orde zijn. 

De strengere beveiligingseisen/audit vragen aanpassing in onze processen. De dreigingen nemen toe en waar het in het verleden binnen audits om het aantonen van opzet en bestaan ging, krijgt werking een steeds belangrijker rol. Dit betekent dat we informatiebeveiliging meer inzet op moeten plegen, waardoor we tijdig kunnen acteren, maatregelen kunnen implementeren en verbeteringen kunnen invoeren. 

Een verkorte weergave van de uitkomsten treft u hieronder aan:
Verantwoording over de Baseline Informatiebeveiliging Overheid BIO

2024 was het eerste volledige jaar waarin gewerkt is conform de in 2023 vastgestelde financiele verordening.  De "tussentijdse rapportages" zijn vervangen door de  voorjaars- en winternota en ook de gebruikelijke P&C producten zoals de jaarstukken, kadernota en begroting zijn opgeleverd. Al deze P&C producten zijn opgesteld in Pepperflow. 
Pepperflow maakte het opstellen van de planning en control producten eenvoudiger en eenduidiger. Raadplegen van de producten kon via deze online tool, wat zorgde voor een reductie van het papier verbruik. De koppeling tussen Pepperflow en het financiële pakket is nog niet gerealiseerd. 

In de, in deze jaarstukken opgenomen, rechtmatigheidsverantwoording legt het college zelf verantwoording af over de rechtmatigheid in 2024. In het vastgestelde controleprotocol 2024 is bepaald dat in de paragraaf bedrijfsvoering alle bevindingen boven de vastgestelde rapportagegrens van  € 50.000 worden toegelicht en wordt aangeven welke actie het college onderneemt om de vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Bevindingen rechtmatigheid 2024 groter dan € 50.000:

Er hebben geen overschrijdingen plaatsgevonden op exploitatielasten. Wel hebben er overschrijdingen plaatsgevonden op kredieten voor in totaal € 62.000. De individuele overschrijding op deze kredieten zijn allen onder de € 50.000. 

Er hebben onderschrijdingen van lasten en baten en overschrijdingen van baten plaatsgevonden die niet tijdig zijn gemeld voor een bedrag van € 460.000 bestaande uit:

• Een overschrijding van de baten paspoorten van € 84.000. Deze overschrijding is toegelicht in de analyse van financiële afwijkingen per programma onder 11a in programma 1.
• Een onderschrijding van de lasten Ondernemend en betrokken van € 74.000. Deze onderschrijding is toegelicht in de analyse van financiële afwijkingen per programma onder 1b in programma 2.
• Een onderschrijding op het project Fietsenstalling op de Sliedrechtse stations van € 302.000. Deze onderschrijding is toegelicht in de analyse van financiële afwijkingen per programma onder 6a in programma 3.

Maatregelen
Er is geconstateerd dat onze Winternota zich vooral focust op overschrijdingen van lasten en minder op daar waar geld wordt overgehouden in baten of lasten. In de toekomstige winternota's zal hier meer expliciet aandacht voor zijn zodat deze over en onderschrijdingen tijdig kunnen worden gemeld aan de gemeenteraad.

In 'Koers 2030, Groei en ontwikkeling' is richting gegeven aan de ontwikkeling van het raadhuis en gemeentekantoor. Niet alleen is het noodzakelijk om het gemeentekantoor en het raadhuis te moderniseren, verduurzamen en te laten voldoen aan de wettelijke eisen voor bijvoorbeeld brandveiligheid of ARBO normen, maar is het doel ook de band tussen de samenleving, bestuur en de gemeentelijke organisatie te verstevigen. Het raadhuis wordt een huis voor de democratie en het centrum van de samenleving. Een plek waar ontmoeten met buiten wordt gefaciliteerd. Het gemeentekantoor is een plek waar (interne) ontmoeting en het opgavengericht werken wordt faciliteert. 

In 2024 is verder gegaan met de voorbereidingen voor de renovatie van het raadhuis. Naast het aanvragen van de benodigde vergunningen, zijn ook subsidies aangevraagd en gedeeltelijk toegekend. Omdat het raadhuis tijdens de renovatie niet beschikbaar is als trouwlocatie, zijn het Baggermuseum en het Sliedrechts Museum aangewezen als alternatieve trouwlocaties.

Op 5 maart 2024 is het uitvoeringskrediet voor de herinrichting van het gemeentekantoor beschikbaar gesteld. De uitwerking van het definitief ontwerp naar een technisch ontwerp en de aanbesteding heeft eind 2024 plaatsgevonden.

In 2025 is een start gemaakt met de opzet van een frauderisicoanalyse. Binnen het MT is een fraudesessie gehouden en zijn de risico’s in kaart gebracht. In Q3 van 2025 wordt deze frauderisicoanalyse aan het college aangeboden en ook besproken in de audit commissie. Intentie hierbij is om deze jaarlijks te updaten om zodoende frauderisico’s in kaart te brengen en na te gaan welke maatregelen het college en de organisatie moeten nemen om deze risico’s te beheersen en/of terug te brengen naar een (financieel) aanvaardbaar niveau. Het uitvoeren van deze analyse heeft een fundamentele rol bij het ontwikkelen, implementeren en borgen van de interne beheersingsmaatregelen. Tevens zorgt de frauderisicoanalyse er voor dat zwakke plekken in de processen in kaart worden gebracht en bewustzijn wordt gecreëerd.

Op het moment dat er een vermoeden is van fraude heeft de gemeente vertrouwenspersonen waar meldingen kunnen worden gedaan door medewerkers van de gemeente. Voor 2024 zijn geen gevallen van fraude bekend bij het management en college.

Sliedrecht heeft geen separaat beleid met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). M&O gaat in op het feit dat burgers of instanties (dus van buiten de gemeente) onjuiste of onvolledige documentatie aanleveren om daarmee misbruik te maken van de gemeentelijke regelingen.

Gezien de grote diversiteit aan regelingen die de gemeente heeft is het lastig daar een eenduidig en goed beleid voor op te stellen.  Dit betekent natuurlijk niet dat er geen aandacht is voor dit onderwerp.

Processen waar een risico aanwezig is voor M&O, die zelf door de gemeente worden uitgevoerd en een grotere geldstroom vertegenwoordigen, zijn subsidieverstrekking & omgevingsvergunningen.

Voor beide processen zijn de werkstappen in kaart gebracht en is vastgesteld dat er voldoende maatregelen zijn opgenomen om het risico op misbruik zo goed als mogelijk te verkleinen door op de aangeleverde informatie voldoende controles uit te voeren. Uit de detailwaarnemingen die zijn uitgevoerd is vastgesteld dat de uitgaven en inkomsten tot stand zijn gekomen conform de vastgestelde gemeentelijke verordeningen en dat er controles zijn uitgevoerd op de aangeleverde informatie door derden. In het kader van M&O zijn dan ook geen fouten of onzekerheden geconstateerd.

Buiten deze controles zijn er geen andere signalen ontvangen van Misbruik of oneigenlijk gebruik.