Paragraaf Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat in op de activiteiten voor 2025 op het gebied van bedrijfsvoering. We beschrijven in deze paragraaf, op hoofdlijnen, de voorgenomen activiteiten voor 2025 en geven een beeld van de bijbehorende relevante cijfers.

Een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering is van essentieel belang voor een slagvaardige organisatie en het waarborgen van de dienstverlening aan de inwoners en is onlosmakelijk verbonden met de doelstelling "Koersvast en ontwikkelingsgericht toewerken naar 2030". In 2025 zal, nauw verbonden aan deze doelstelling en de daarbij vastgestelde principes, de weg vervolgd worden.

Een solide bedrijfsvoering vormt de ruggengraat van onze gemeentelijke organisatie. Een goede bedrijfsvoering zorgt ervoor dat wij als gemeente onze taken effectief en efficiënt kunnen uitvoeren, en dat we de best mogelijke dienstverlening aan onze inwoners kunnen bieden. In 2025 streven we naar verdere optimalisatie van onze processen, waarbij ook duurzaamheid een centrale rol speelt. Dit betekent niet alleen dat we milieuvriendelijke keuzes maken in onze dagelijkse activiteiten, maar ook waar mogelijk investeren in duurzame projecten zoals energiezuinige gemeentelijke gebouwen en groene initiatieven in onze wijken.

Daarnaast is integraal (samen)werken een kernpunt  in onze bedrijfsvoering. Door actief verbindingen te creëren tussen  interne afdelingen en actief samen te werken met regionale partners kunnen we krachten bundelen en een grotere impact realiseren.

 Eind 2023 is de samenwerking geëvalueerd door een adviesbureau. Dit heeft geresulteerd in  aanbevelingen voor verbetering. De evaluatie benadrukte het belang van nabijheid voor kwalitatieve dienstverlening, maatwerk per partner, en een gezamenlijke innovatieagenda. 

Belangrijke adviezen omvatten het geven van ruimte en tijd aan SGD om transformatieprocessen succesvol af te ronden, het verbeteren van de samenwerking binnen een centrumconstructie, en het opstellen van een gedragen en realistische ontwikkelagenda voor 2024-2026. Hierbij blijft het belangrijk om politieke en bestuurlijke steun te verlenen aan SGD, wat stabiliteit en ontwikkelperspectief biedt.

Voor 2025 betekent dit een balans tussen partnerschap en zakelijke samenwerking, met focus op wat beter, anders en goedkoper kan. Rekening houdend met uitdagingen zoals de opgave Ravijnjaar en streven naar maatschappelijke waarde en gezamenlijke doelstellingen.

In 2025 is het nodig om te blijven investeren in het actief benaderen van de arbeidsmarkt met een Recruiter en het verstevigen van het werkgeversmerk. 

Het is van belang om de medewerkers van Sliedrecht te blijven binden en boeien. Hiervoor worden de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek gebruikt van 2024. Eerder is bijvoorbeeld n.a.v. de uitkomsten het onboadingsproces geprofessionaliseerd. Daarnaast wordt er een exit-enquête geïmplementeerd, zodat ook deze input meegenomen kan worden van medewerkers die een andere keuze maken. Uit eerdere onderzoeken is gebleken dat het thema werkdruk een issue is binnen de organisatie. Een gezonde organisatie is van belang om de ambities van Sliedrecht te kunnen waarmaken. In juni 2024 is specifiek rondom dit onderwerp een tussentijds medewerkerstevredenheids-onderzoek uitgevoerd. Ook vanuit de CAO Gemeenten wordt nu 1x3 jaar (minimaal) een onderzoek naar werkdruk onderschreven. We gaan aan de slag met dit onderwerp, zoveel mogelijk gebruik makend van het bestaande (HR)instrumentarium en overleggremia. 

Zoals aangegeven in de begroting is een investering nodig voor het versterken van  de organisatie om;

• de werkdruk te reguleren, in te zetten op een gezonde organisatie;
• om de wettelijke vereiste taken, verantwoordelijkheden uit te voeren;
• onze ambities te realiseren.

Daarnaast wordt er geïnvesteerd in opleiding en ontwikkeling van onze huidige medewerkers en is er aandacht voor een plezierige werkplek. Tevens wordt de basis op orde gebracht als het gaat om het actualiseren van de functieprofielen. In  2025 heeft iedere medewerker een passend functieprofiel, welke aanknopingspunten geeft voor het voeren van het goede gesprek over inzet, uitvoering van het werk en ontwikkeling. Daarnaast maken we in 2025 een start met Strategische Personeelsplanning (SPP) dit om een personeelsbestand te creëren waarmee we flexibel kunnen inspelen op steeds veranderende omstandigheden.  

Het aantal fte hebben we opgenomen in de volgende tabel: 

Aantal fte	2024	2025
Reguliere formatie	133,12	153,62
College van b&w	4,00	4,00
Griffie	3,16	3,16
Totaal	140,28	160.78

 

De verzuimcijfers zijn opgenomen in onderstaande grafiek:

Als we kijken naar de verzuimcijfers van 2024 zien we dat in januari t/m maart het verzuim lager is ten opzichte van het jaar 2023, maar in de maanden daarna is het verzuim hoger dan in 2023.  Het verzuim cijfer 2024 (YTD) is met bijna 8% hoog.  Volgens het jaarverslag van onze arbodienst Bezig 2023 is bijna 36% van het verzuim gerelateerd aan psychische aandoeningen, dit kan zowel werk- als privé oorzaken hebben. 

Voor 2024/2025 zal worden investeert om de kennis van de leidinggevenden voor wat betreft de Wet Verbetering Poortwachter, gespreksvaardigheid rondom verzuim en de samenwerking tussen leidinggevenden, HR en de arbodienst nog verder te verbeteren en te professionaliseren. 

 

Een juridisch controller is verantwoordelijk voor het waarborgen van de juridische integriteit binnen de gemeente. Dit omvat het adviseren over wet- en regelgeving, het begeleiden van juridische procedures en het uitvoeren van juridische risicoanalyses. Momenteel wordt de juridische control verzorgd door de servicegemeente. In 2025 gaan we de juridische (control) werkzaamheden steviger verankeren binnen onze eigen organisatie. Er is op dit moment veel juridische kennis in huis, wat niet altijd optimaal gebruikt wordt. Door processen te verbeteren en goede werkafspraken te maken, is het mogelijk meer diepgang te geven aan de juridische control van de gemeente. Deze versteviging draagt bij aan een robuuste juridische infrastructuur die onze gemeente voorbereidt op toekomstige uitdagingen en zorgt voor een veilige en transparante werkomgeving.

Op het gebied van de Algemene verordening gegevensbescherming gaan we in 2025 verder met de ingezette koers van 2024.  De Privacy Coördinator (PC) blijft een belangrijke rol spelen bij de bewustwording van privacy onder medewerkers. De PC is het dagelijkse aanspreekpunt voor collega’s als het gaat om privacyvraagstukken en levert daarom een actieve bijdrage aan het bewustwordingsprogramma en/of voorlichtingsbijeenkomsten.

Een goede privacy boekhouding is noodzakelijk voor het goed functioneren van de gemeente en de basis voor het beschermen van rechten van inwoners en bedrijven. Dit vereist een integrale aanpak, goed eigenaarschap en risicobewustzijn. Ieder organisatieonderdeel is hierbij betrokken. Daarbij is verantwoord en bewust gedrag van alle medewerkers essentieel voor privacy binnen de gemeente. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van het register van verwerkingen. De PC coördineert het proces rondom het bijhouden van register van verwerkingen. Daarnaast gaan we risico-inventarisaties uitvoeren van (nieuwe) risicovolle processen om juridische en compliance risico's te minimaliseren en zo de bestuurlijke en operationele integriteit te versterken. 

Een sterke informatiehuishouding ondersteunt door goed ingericht en werkend informatiemanagement is een belangrijke randvoorwaarde voor een slagvaardige organisatie. De wereld digitaliseert snel verder, waardoor aanpassing van  strategieën en processen noodzakelijk is.  

De ontwikkelingen beperken zich niet alleen tot het hoofddomein informatiemanagement. Ook op de gebieden van informatie- en cyberveiligheid, archiefbeheer, facilitaire IT en data-gedreven werken gaan de veranderingen zo snel dat zonder aanvullende inspanningen, er risico's ontstaan op het niet voldoen aan wet- en regelgeving, daarom zetten we in 2025 hier extra op in. 

Vanaf 2023 maken wij onze P&C producten door middel van Pepperflow. 
Pepperflow maakt het opstellen van de planning en control producten eenvoudiger en eenduidig. Raadplegen van de producten vindt plaats via een online tool, wat zorgt voor een reductie van het papier verbruik. In 2023 is het implementatietraject afgerond. In 2024 is de koppeling met het financiële pakket tot stand gekomen. Daarnaast blijven wij pepperflow door ontwikkelen zodat het ons nog meer kan ondersteunen in de processen. Daarnaast willen wij de informatiewaarde vergroten van onze P&C producten.

In 2024 zijn wij gestart met een verbeterplan voor financiën en controle. De eerste vruchten daarvan hebben zich afgeworpen bij het tot stand komen van de jaarrekening 2023 en de positieve terugkoppeling hierop van onze accountant. In 2024 zijn wij doorgegaan om de andere verbeterpunten op te pakken om de kwaliteit te blijven verbeteren. Dit proces wordt in 2025 gecontinueerd. 

Vanaf het jaar 2023 is het college van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afleggen van een rechtmatigheidsverantwoording en is het niet meer de accountant die dit verantwoordt.  Vanaf de Jaarstukken 2023 legt het college deze verantwoording  af en beoordeelt de accountant of deze verantwoording getrouw heeft plaatsgevonden.

In de Jaarrekening 2023 heeft het college voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. In de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag zijn de afwijkingen toegelicht. De accountant heeft de onderliggende controlewerkzaamheden beoordeeld en geoordeeld dat deze verantwoording getrouw was.  Bij het opstellen van de jaarstukken over 2024 (en 2025) voeren we de werkzaamheden uit op basis van de dezelfde uitgangspunten en  opgedane ervaring. Deze ervaringen leerden dat er verbetering noodzakelijk was waar wij in 2025 verder op inzetten. Hierdoor zal de verantwoording in de toekomst beter afgegeven kunnen worden. Uiteraard gebruiken we in de jaarrekening de door de Commissie BBV voorgeschreven modeltekst voor de rechtmatigheidsverantwoording en passen we de vigerende wet- en regelgeving toe. 

Een deel van 2025 staat, zoals op meerdere plekken in deze begroting aangegeven, in het teken van de verbouwing van het gemeentekantoor. Dit heeft direct invloed op onze dienstverlening, maar ook op de werkplekken van het personeel. Het uitgangspunt blijft dat de gemeentewinkel open kan blijven, ook tijdens de verbouwing, zodat onze dienstverlening door kan blijven gaan. Tijdens de verbouwing is het gemeentekantoor gedeeltelijk beschikbaar voor het personeel en zal het gemeentekantoor gebruikt worden als plek waar we samenkomen om te ontmoeten, vergaderen en samenwerken. 

Ook zal er in 2025 een start worden gemaakt met de renovatie van het raadhuis. In het eerste kwartaal van 2025 zal duidelijk worden wat de mogelijkheden zijn voor gebruikers om tijdens de renovatie te kunnen vergaderen en ontmoeten. Het raadhuis zal tijdens de renovatie niet beschikbaar zijn voor huwelijken. Mede daarom zijn het Sliedrechts Museum en het Nationaal Baggermuseum aangewezen als alternatieve trouwlocaties.   

De totale kosten van de bedrijfsvoering zijn opgenomen in de volgende tabel: